Daar zitten ze dan. Je medewerkers op hun gewenste locatie met een persoonlijk werkschema. Je hebt ze voorzien van een prettige werkplek met de nieuwste versie van Microsoft 365. Ideaal, toch? Nog niet helemaal. Je hebt eenieder wel de tools gegeven om het werk uit te voeren, maar het is ze niet geleerd hoe ze hier het maximale uit kunnen halen. Carina de Vries, eigenaar van Workspace Heroes, maakt duidelijk wanneer een IT-implementatie succesvol is. Carina: “Aan de hand van goede en minder geslaagde adoptievoorbeelden leg ik uit hoe je dit soort situaties kunt erkennen en successen gaat behalen.”
Eerst even voorstellen
Carina de Vries biedt met haar Workspace Heroes twee vormen van adoptie aan: migratie-adoptie en het volledig benutten van software. In de jaren dat ze werkzaam is in de IT, heeft ze zich vaak verwonderd over het feit dat ze regelmatig maar één adoptietraining over het gebruik van nieuwe software mocht geven. “Ik had altijd het gevoel dat de deelnemers in de koplampen van mijn auto keken. Over het algemeen wordt 85 procent geïnvesteerd in het IT-traject en maar 15 procent in de adoptie ervan. Dan kun je ervanuit gaan dat bepaalde zaken niet aankomen bij mensen. Dat frustreerde me enorm en dat heeft me aangezet om een eigen aanpak te ontwikkelen”, legt Carina uit.
Het adopteren van software vraagt om gedragsverandering
Als je wil dat je organisatie efficiënter gaat werken, dan moet je antwoord kunnen geven op de vraag: waar draagt de nieuwe software aan bij? Het gebruik van nieuwe software vraagt namelijk om gedragsverandering en dat krijg je niet via één adoptietraining voor elkaar. Een andere aanpak is dan ook onvermijdelijk. “Daarom maken we onderscheid tussen migratie en optimalisatie”, vertelt Carina. “Migratie kan meestal worden gedaan met een overzichtelijke en korte aanpak. Met onze methode past het adoptieplan op één A4’tje. Wij kunnen dit voor jou doen, maar je kunt het ook zelf doen. In dat laatste geval leiden we een groep medewerkers als ‘train-de-trainers’ op, zodat de opgedane kennis zich als een olievlek door het bedrijf kan verspreiden. Verandering gaat immers het beste als je je collega heel blij ziet worden van een makkelijkere manier van werken.”
Goede en minder geslaagde adoptievoorbeelden:
Welke adoptie ging goed?
In maart 2020 zijn bij veel organisaties alle registers opengetrokken om iedere medewerker thuis te kunnen laten werken. Met een laptop onder de arm liep menigeen het kantoor uit en is thuis aan de slag gegaan. Inloggen op de werkomgeving via de persoonlijke Wi-Fi en gaan! In rap tempo heeft men gekozen voor verschillende tools als Microsoft 365 om ervoor te zorgen dat de continuïteit van het bedrijf niet in het geding zou komen. Collega’s moesten met elkaar kunnen blijven samenwerken, dus een Microsoft Teams was voor velen een logische keuze. Carina: “Ik heb nog niet eerder in zo’n korte tijd organisaties IT zien implementeren.” Missie geslaagd, zou je denken.
Wat kan er beter?
Bepaalde aspecten kun je geslaagd noemen. Zeker als je kijkt hoe snel apparaten beschikbaar en ingericht waren met de benodigde tools om thuiswerken voor iedereen mogelijk te maken. Aan de andere kant zijn er nog genoeg aandachtspunten. Zo is het voor de receptie vaak nog niet haalbaar om alle werkzaamheden vanuit huis uit te voeren. Dit heeft voornamelijk te maken met een verouderd telefoonsysteem. Het plan om Teams Telefonie uit te gaan rollen ligt er, dus thuiswerken komt voor de receptie zo weer een stapje dichterbij. Het ontvangen van gasten zal echter een punt blijven dat thuiswerken bemoeilijkt, waardoor er al vrij snel wordt gesuggereerd om weer ‘gewoon’ naar kantoor te komen. En hoe staat de Servicedesk ervoor? Ook zij heeft nog veelal te maken met een verouderd telefoonsysteem, waardoor thuiswerken nog altijd wordt bemoeilijkt.
Hoe is het gesteld met de digitale veiligheid?
Een ander probleem staat ook al hard op de deur te bonken: digitale veiligheid. Weet jij hoe het gesteld is met de veiligheid op alle apparaten, maar vooral van data? Eenmaal vanuit huis aan het werk heb je te maken met persoonlijke Wi-Fi-verbindingen. Hoe veilig zijn die als men wil inloggen op de werkomgeving? Wat doen medewerkers precies op hun apparaat? Ga ervanuit dat het apparaat niet enkel voor werkgerelateerde zaken wordt gebruikt. Het in orde maken van de digitale veiligheid staat niet voor niets op nummer één. Het is simpelweg nog niet overal in orde.
Hoe zit het met de aangereikte tools?
Microsoft Teams
Eenmaal aan het werk met een tool als Microsoft Teams, blijkt dat vrijwel niemand hier het maximale uithaalt. Teams is meer dan alleen een zakelijke vorm van WhatsApp. In de tussentijd weten we dat je met Teams kunt chatten, vergaderingen opzetten, documenten delen en videobellen met (potentiële) klanten en collega’s. Het platform is echt bedoeld om samen te werken en dat gebeurt nog veel te weinig. Ook informatie uitwisselen en opslaan in Teams wordt nog vrij weinig/niet gedaan. Hierbij is vaak de gedachte: we hebben toch een fileserver? We zijn gewend aan de mappenstructuur van de fileserver en denken zo veel sneller onze informatie terug te kunnen vinden. Het tegendeel kan inmiddels worden bewezen. Hier liggen nog grote kansen voor organisaties.
Microsoft Telefonie
En wat houdt het beschikbaar maken van Microsoft Telefonie nu nog tegen? Het ontvangen van gasten? Dit vindt bij 9 van de 10 organisaties niet elke dag plaats en nadenken over een andere invulling behoort zeker tot de mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan een ontvangstzuil in plaats van een receptiebalie. Een ontvangstzuil dient direct als een anker voor zowel host als gast, terwijl een balie psychologisch eerder een barrière opwerpt. Het ontvangen van gasten is toch veel ontspannener voor beide partijen als je niet gestoord wordt door inkomende telefoontjes of urgente e-mails?
Per afdeling naar de mogelijkheden kijken
Er zal per afdeling gekeken moeten worden wat Microsoft 365 kan betekenen. Dit is zeker een uitdaging, want de mogelijkheden volgen elkaar in een razend tempo op. Het kan nog een hele kunst zijn om nieuwe features te ontdekken en alle ontwikkelingen bij te houden. “Daarom maken wij het graag voor organisaties gemakkelijker door continu in te springen op digitale veranderingen. Wij zorgen ervoor dat medewerkers kunnen bijblijven, zodat er gelijke kansen voor medewerkers ontstaan en jouw organisatie digitaal kan innoveren”, aldus Carina.
Op naar een toekomstbestendige organisatie
Voor een geslaagde adoptie is het van belang dat ICT aansluit bij de organisatie. Alleen dan is vernieuwing daadwerkelijk verbetering. Met alle veranderingen die in een relatief korte tijd hebben plaatsgevonden kan het een hele opgave zijn om hier handen en voeten aan te geven. Je wil wendbaar en weerbaar zijn en om je hierbij te helpen is een goede adoptie van nieuwe software een wezenlijk onderdeel in de reis naar een toekomstbestendige organisatie. Om je hierbij te helpen biedt Workspace Heroes trainingen aan via de Microsoft Teams Summer School. Deze trainingen zijn samen met experts uit verschillende vakgebieden in elkaar gezet. Je krijgt korte snackbites aangeboden die je direct in de praktijk leert gebruiken. Zo maak je de nieuwe software in je eigen tempo en tijd eigen.
Organisaties zijn in sneltreinvaart digitaal gaan transformeren. Wil je weten waar jouw organisatie staat en wat wij in welke fase voor jou kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op met Manuel.
