Digitale Transformatie. Deze term zoemt al even rond en in deze thuiswerkperiode lijk je er helemaal niet meer onderuit te kunnen komen. Maar wat houdt die digitale transformatie nu eigenlijk in en wat heb je er als organisatie aan?
Waar je ook bent of wat je ook doet, we vinden het heel normaal dat we continu digitaal verbonden zijn. Als klant, werknemer/-gever of privé, we hebben allemaal te maken met een wereld die steeds digitaler wordt. Daarom wordt het steeds belangrijker om aan de constant veranderende digitale situatie te voldoen. Hier kan de digitale transformatie je bij helpen. In deze blog gaan we in op de vraag hoe je die transformatie op de juiste manier inzet, zodat jouw organisatie geheel toekomstbestendig wordt en blijft.
Veiligheid staat centraal: flexibiliteit maakt je immers niet weerbaar tegen digitale criminaliteit.
Een wendbare en weerbare organisatie
Als we het specifiek hebben over de digitale transformatie, krijg je al snel te maken met verschillende definities. Bij CSN Groep zien wij de digitale transformatie als volgt: wij helpen organisaties om digitaal wendbaar en weerbaar te worden zodat medewerkers onafhankelijk van tijd, plaats en device kunnen werken. Hierbij staat veiligheid centraal. Daarbij streef je naar zo veel mogelijk flexibiliteit, mits dit niet ten koste gaat van de weerbaarheid tegen digitale criminaliteit.
Dit is nogal wat. Het komt erop neer dat je als organisatie een digitale transformatie ondergaat om te kunnen blijven inspelen op de (veranderende) wensen en behoeften van jouw klanten, medewerkers en samenwerkingsverbanden. Zo is en blijft jouw organisatie toekomstbestendig.
Zolang het werkt, werkt het
Het is vrij eenvoudig om te denken dat die digitale transformatie niet aan jou besteed is zolang jouw huidige manier van werken werkt. Dat dachten Nokia en Kodak ook, met alle gevolgen van dien. Als je niet bereid bent of de mogelijkheid hebt om mee te bewegen met de veranderende vraag, dan kan het zomaar zijn dat een ander het gat dat jij openlaat gaat opvullen. Dat kan ertoe leiden dat jouw organisatie er uiteindelijk niet meer toe doet.
Als je niet bereid bent om te veranderen, loop je het risico dat je er uiteindelijk niet meer toe doet.
Hoe werkt de Digitale Transformatie in de praktijk?
Om jouw organisatie digitaal wendbaar te maken is er niet één vaste route, maar je zult vroeg of laat met onderstaande aspecten in aanraking komen. Per organisatie zullen accenten op verschillende onderdelen worden gelegd. Door samen een route uit te stippelen en de juiste prioriteiten met elkaar vast te stellen, maken we van de Digitale Transformatie een succes.
Zie deze aspecten dus niet als losse stappen die na elkaar genomen gaan worden. Neem bijvoorbeeld Security: dit aspect zal van het begin af aan al een belangrijke rol spelen. Je zult snel genoeg merken dat alle aspecten in elkaar grijpen, waardoor er een vloeiend proces ontstaat.
Continuïteit
Dit eerste onderwerp gaat niet meteen over het maken van een grote verandering. Het gaat er hoofdzakelijk om dat je weet hoe het gesteld is met de IT-infrastructuur binnen je organisatie. Zo ga je onder andere na uit welke hardware/software/devices/oplossingen jouw IT-omgeving bestaat en of al deze componenten nog in support zijn. De gemaakte afspraken met klanten wordt gecontroleerd, de veiligheid van de data wordt nagelopen en de back-up wordt gecheckt. Ook niet onbelangrijk: ligt er een disaster recovery oplossing of plan klaar? Al deze onderwerpen zullen in lijn moeten liggen met de gestelde eisen van de organisatie.
Human Resources
In deze stap draait het om de mensen. Welke mensen binnen de organisatie hebben we nodig voor de transformatie? Wat moet er gebeuren om deze mensen vrij te spelen van hun dagelijkse taken, zodat zij zich volledig kunnen bezighouden met de veranderprocessen in de organisatie? Om los te komen van hun generieke taken, kunnen deze taken worden uitbesteed aan een Servicedesk of aan extra support op locatie in de vorm van extern systeembeheer of detachering. Stel daarnaast vast of bepaalde mensen trainingen nodig hebben om nieuwe vaardigheden te leren.
Voor een veilige IT-omgeving ligt de basis in het kunnen identificeren en controleren van de devices, ongeacht de fysieke locatie.
Security
Zoals eerder aangegeven is dit onderwerp geen los onderdeel. Bij elke keuze die er binnen de digitale transformatie gemaakt wordt, moeten we nadenken over de veiligheid. Wat gaan we precies beveiligen, hoe wapenen we ons tegen ransomware en phishing e-mails en hoe beveiligen we jouw identiteit om misbruik van je account tegen te gaan? Relevante vragen om bij ieder nieuw onderwerp bij stil te staan.
Voor een veilige IT-omgeving ligt de basis in het kunnen identificeren en controleren van de devices, ongeacht de fysieke locatie. Het managen van devices die toegang hebben tot de bedrijfssystemen is dus een punt van aandacht. Laat alleen devices op het netwerk toe die voldoen aan het vastgestelde veiligheidsbeleid. Zodra een device niet voldoet aan de gestelde voorwaarden wordt deze in quarantaine geplaatst. Zet ook alleen de toegang tot een systeem open als een gebruiker of applicatie die daadwerkelijk nodig heeft. Verder bescherm je gebruikers nog eens extra door het toepassen van mail security en het geven van trainingen in het herkennen van onder andere spammail.
We bouwen een veilige snelweg waarbij IT-gebruikers altijd en overal bij data en applicaties kunnen.
Digitale Snelweg
De Digitale Snelweg is een aanvulling op de Security en zorgt ervoor dat we niet alleen op kantoor veilig kunnen communiceren, maar ook daarbuiten. De tijd van alleen een goed bewaakt datacenter met een dikke firewall als poortdeur en ophaalbrug over de slotgracht is voorbij. Onze applicaties, data en IT-gebruikers zijn overal. Dat vraagt dus om een veilige verbinding tussen datacenters, Cloud resources, locaties en thuisgebruikers. Door een veilige digitale snelweg aan te leggen, kunnen IT-gebruikers plaats-onafhankelijk op een veilige manier bij data en applicaties.
Hybride IT-infrastructuur
Steeds vaker kiezen organisaties ervoor om niet meer alle data en applicaties zelf te beheren. Door deze software af te nemen als een service, hoef je je niet langer bezig te houden met het beheer ervan, heb je altijd de laatste versie en dankzij de schaalbaarheid betaal je enkel voor de software die je daadwerkelijk gebruikt.
Via deze infrastructuur kun je vanuit één omgeving een deel van de resources uit de Cloud afnemen en een deel vanuit eigen datacenters of hosting bij private datacenters.
Zolang nog niet alle applicaties als een service af te nemen zijn, kan een Hybride IT-infrastructuur uitkomst bieden. Via deze infrastructuur kun je vanuit één omgeving een deel van de resources uit de Cloud afnemen en een deel vanuit eigen datacenters of hosting bij private datacenters. In uitzonderlijke gevallen, neem bijvoorbeeld de industriële automatisering, kan het voorkomen dat je bepaalde applicaties permanent lokaal houdt.
Het spreekt voor zich dat binnen de Hybride IT-omgeving alles veilig met elkaar verbonden wordt via veilige verbindingen (de digitale snelweg).
Het doel van de digitale transformatie is dat medewerkers efficiënter kunnen werken, waardoor de organisatie wendbaarder wordt.
Workspace
Het doel van de digitale transformatie is dat medewerkers efficiënter kunnen werken, waardoor de organisatie wendbaarder wordt. Door Covid-19 is het één en ander in een stroomversnelling geraakt. Waren we voorheen nog veel op kantoor en hadden we een vaste werkplek, kunnen de meeste van ons nu met een laptop overal aan de slag en maken we veel gebruik van videoconferenties.
Zodra de fysieke werkplek flexibel wordt, dan heeft dit invloed op het werken. Of je nu op kantoor zit of aan de keukentafel: als gebruiker wil je geen verschil merken in het gebruiksgemak en de performance van applicaties en data. Zodra de gebruiker zijn/haar laptop openklapt, zou er één bureaublad met de benodigde applicaties zichtbaar moeten zijn. Voor de gebruiker maakt het niet uit of deze applicaties als service worden afgenomen, lokaal geïnstalleerd zijn of vanuit een datacenter worden gepresenteerd. Zolang zowel de architect als de telefonist maar vanaf elke gewenste locatie kan werken. Of het nu gaat om een zwaar grafische werkplek of om enkel een office werkplek met Microsoft Teams.
De fysieke werkplek mag overigens geen invloed hebben op de veiligheid van de verbinding naar je data en applicaties. Zodra de gebruiker op het punt staat om in te loggen in het systeem in bijvoorbeeld een café, dan moet de verbinding net als op kantoor veilig zijn. De meeste cybercriminaliteit vindt immers plaats in de buurt van het toetsenbord van de gebruiker, dus er zullen maatregelen genomen moeten worden om de laptop veilig te maken en te houden.
Of je nu op kantoor zit of aan de keukentafel: als gebruiker wil je geen verschil merken in het gebruiksgemak en de performance van applicaties en data.
Adoptie en Beleid
Om de gebruikers zo efficiënt mogelijk te laten werken met de nieuwe technologieën is adoptie noodzakelijk. Deze stap wordt vaak vergeten, waardoor medewerkers in oude patronen blijven doorwerken en de nieuwe technologieën helemaal geen vooruitgang zijn. Daarom is het aan te raden om iemand binnen de organisatie aan te wijzen die erop toeziet dat het nieuwe werken daadwerkelijk wordt toegepast.
Om de adoptie verder te laten slagen is het van belang dat het IT-beleid aansluit bij de organisatie. Denk na over vragen als: Hoe gaan we de nieuwe technologieën implementeren? Wat levert het de organisatie op? Wat gaan we wel gebruiken en wat niet? Wie krijgt welke rechten? Hoe krijgt de inrichting structuur? Hoe voorkomen we dat het ongeorganiseerd wordt zonder mensen te veel te beperken? Door invulling te geven aan deze zaken, is vernieuwing daadwerkelijk verbetering.
Wil je weten welke stappen jij nog moet nemen om de organisatie toekomstbestendig te maken? Neem dan eens contact met mij op voor een vrijblijvend gesprek.
