Logo of CSN Groep

Hoe richt je het nieuwe werken zo efficiënt mogelijk in?

Sinds eind juni hebben we in Nederland te maken met een jojo-effect. Ditmaal heeft het niets te maken met gewicht, maar met het openstellen en het weer dichtgooien van de maatschappij. Volgens menig studie zullen we waarschijnlijk tot in 2025 met dit jojo-effect te maken hebben. Dit ge-jojo legt meer druk op de manier van werken. Laten we iedereen al dan niet gedeeltelijk terugkeren naar kantoor of hebben we het afgelopen jaar genoeg tools in handen gekregen om vrijwel al het werk op elke gewenste locatie te kunnen uitvoeren?

Geschreven door: Eric Hartsink, oprichter Communicativ

Organisaties komen er niet meer onderuit om na te denken over hun werkstrategie. Een aantal kiest ervoor om iedereen weer terug te laten komen naar kantoor als dit weer mogelijk is. Al durft een groeiende groep een stap voorwaarts te maken door het (gedeeltelijk) thuiswerken als een blijvertje te omarmen.

Medewerkers moeten eerder afgeremd dan gestimuleerd worden om hun werk vanuit huis te doen.

Eric Hartsink
Kwestie van vertrouwen

Daar waar organisaties eerst bang waren dat de hele thuiswerksituatie negatieve resultaten zou opleveren, weten de meeste nu beter. Medewerkers moeten eerder afgeremd worden om ze mentaal gezond te houden dan dat ze gestimuleerd moeten worden om hun werk uit te voeren. Covid-19 heeft ons ook iets anders duidelijk gemaakt: je kunt niet langer zeggen dat thuiswerken technisch niet mogelijk is. Het is nu vooral een kwestie van vertrouwen geworden.

Volgens het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) verwacht ook bijna de helft van de thuiswerkers 1 tot 3 dagen per week thuis te blijven werken na de coronacrisis. Dus hoe ga je nu handen en voeten geven aan thuiswerken versus op kantoor aanwezig zijn?

Hybride werken is geen tijdsafspraak, maar het heeft juist te maken met werkinbreng.

Hybride werken als modeterm

Men denkt al een antwoord te hebben gevonden op die laatste vraag door een modeterm te hanteren: hybride werken. Deze term wordt mijns inziens nog te vaak op een verkeerde manier gebruikt. Hybride werken wordt vooral gezien als een tijdsafspraak met de zogenoemde twee-om-drie-regel: twee dagen thuis en drie dagen op kantoor of andersom. Alleen is hybride werken helemaal geen tijdsafspraak, maar het heeft juist te maken met werkinbreng. De vraag is dus niet: ‘wanneer kom je naar kantoor’, maar ‘waar heb jij kantoor werkelijk voor nodig?’ Misschien kun jij het kantoor vooral goed gebruiken voor brainstormsessies en werk je thuis je offertes rustiger uit of heb je juist kantoor nodig voor je focuswerkzaamheden, omdat je thuissituatie dit niet toelaat.

Ga je mee of zeg je nee?

Veel organisaties staan nu op een T-splitsing:

  1. Je doet niks: Je hoopt dat er een moment komt dat we weer naar de pre-covid werkscenario’s kunnen. Houd er dan rekening mee dat je mogelijk achter de feiten dreigt aan te lopen en talent dreigt te verliezen. De drempel om eens bij de concurrent te gaan kijken wordt immers een stuk lager als medewerkers dagelijks hybride werkmogelijkheden bij vrienden, zakenrelaties en overige vernemen en jouw organisatie beweegt niet mee. Alle gepubliceerde marktonderzoeken over nieuwe werkstijlen tonen aan dat er een verandering van denken plaatsvindt. De meest belangrijke veranderbeslissing wordt bij medewerkers gevoed vanuit de vraag: “What’s in it for me?”
  2. Je beweegt mee en optimaliseert: Je blijft voortborduren op de ingezette verandering. Er ontstaat ruimte om onder andere zelf de werkinzet te bepalen. Als het werk het toelaat kiest een medewerker er bijvoorbeeld soms voor om ’s middags twee uur naar de sportschool te gaan. Die tijd haalt hij/zij in de avond weer in. De medewerker maakt een weloverwogen keuze om voor bepaalde werkvraagstukken naar kantoor te gaan en andere zaken juist vanuit huis of op andere locaties te doen. Als organisatie faciliteer je de medewerker om mentaal, fysiek én digitaal fit te blijven.

Het is verstandig om na te denken hoe we het kantoor en de digitale middelen inzetten. Denk aan de vergaderruimtes op kantoor als de (nieuwe) digitale ontmoetingsplek. Hier komen mensen zowel fysiek als virtueel samen en is gelijkwaardigheidsgevoel erg belangrijk. Als je als organisatie al gebruikmaakt van Microsoft Teams, dan is het zeker aan te raden om te investeren in deze toekomstige ontmoetingsplekken. Daarmee ga je voor het optimaal inzetten van een uitstekende beleving en verbind je zowel thuiszittende als op kantoor aanwezige deelnemers.

Begin met een nulmeting

Het gedwongen thuiswerkjaar heeft gezorgd voor minder reistijd, meer autonomie en flexibele werktijden, maar medewerkers zullen de verbinding met elkaar blijven zoeken. Het gemis van collega’s heeft men namelijk als grootste nadeel ervaren. Om die reden is het belangrijk om in kaart te brengen welke behoeften elk(e) team of afdeling heeft. Speel daar vervolgens op in.

Heb je eenmaal besloten om mee te gaan met de (markt)verandering, begin dan met een nulmeting onder de medewerkers. Maken ze nu op de juiste manier gebruik van de huidige (digitale) tools en zijn ze begeleid in het gebruik van deze tools? Of zijn er juist negatieve ervaringen door slechte of minimale begeleiding? Is er met elkaar procesinhoudelijk gekeken hoe je de tools kunt inzetten of is er een ‘knoppentraining’ gegeven? Met andere woorden: hoe staat het met de adoptie van de nieuwe tools die tijdens Covid-19 op medewerkers afgekomen zijn? Door deze zaken in kaart te brengen kun je het verschil tussen thuiswerken en werken op kantoor minimaliseren.

Hybride werken wordt heel eenvoudig door de flipover of het fysieke whiteboard digitaal te maken.

Maak per afdeling/werkniveau afspraken

Houd vervolgens alle voor- en nadelen tegen elke werkfunctie of teamtaak aan en maak per afdeling/werkniveau afspraken over de werkinbreng. Zijn de werkzaamheden geschikt om op elke gewenste locatie te blijven uitoefenen? Levert de output de gewenste bedrijfsresultaten op? Ga na hoe je ervoor kan zorgen dat op afstand werkende mensen net zoveel waarde kunnen toevoegen aan een taak als degenen die aanwezig zijn op kantoor. Microsoft biedt hier mooie tools voor, geïntegreerd binnen Teams, waaronder de whiteboard app. Een mooie doelstelling kan zijn: haal de flipover of het fysieke whiteboard uit de meeting room en maak deze digitaal. Hybride samenwerken wordt zo heel eenvoudig.

Elk nieuw begin is spannend

Natuurlijk is veranderen best een beetje spannend. Er zijn immers nog genoeg uitdagingen waar we nog iets op moeten verzinnen. Met elkaar in gesprek gaan en een hulpvraag stellen levert vaak verrassende resultaten en inzichten op. Zo wissel je online niet dezelfde informatie uit als bij het koffiezetapparaat of in de wandelgangen. Deze ongeplande organische informatiestromen zijn essentieel voor de uitvoer van vele werkprocessen. Hoe kun je die stromen gaan omzetten naar proces, informatie en data, zodat ze wel in beeld zijn?

Hoe je het hybride werken inricht verschilt per team, organisatie, afdeling en cultuur.

Waar ligt de essentie?

Feit blijft dat de meeste medewerkers in de huidige situatie meer productieve uren draaien dan op kantoor. Uiteindelijk zul je je dan ook de vraag moeten stellen waar de essentie ligt. Reken je iemand af op zijn aanwezigheid, dat hij zijn werk doet vanuit een hangmat in de Franse zon of omdat hij van verschillende klanten een 9,5 krijgt vanwege de geboden oplossingen zonder dat locatie hiervoor een vraagstuk is? Kortom, hoe richt je het hybride werken in? Dit is per team, organisatie, afdeling en cultuur verschillend. Om een start te kunnen maken biedt Communicativ de 365 Hybrid View workshop aan. Tijdens deze workshop worden in een aantal eenvoudige stappen de  behoeften, een veranderstrategie en de digitale ontmoetingsplek bepaald. Deze behoeften worden uitgewerkt in een duidelijke rapportage en deze is opgebouwd uit de volgende werkruimtes of scenario’s:

Hybrid view

Heb je hulp nodig bij het uitdenken van een passende hybride strategie? Neem dan eens vrijblijvend contact op met Karste voor meer informatie.

efficiënt

je werk

inrichten

Karste de Vries

Neem contact op met Karste

Bel Karste de Vries op 088 999 09 79 of mail naar k.vries@csngroep.nl

Andere interessante blogs