Logo of CSN Groep

Gebruik jij echt al je Microsoft-licenties?

Zodra je gebruikmaakt van softwareprogramma’s, krijg je al snel te maken met licentiebeheer: het controleren en beheren van softwarelicenties. Zonder actief licentiebeheer kan er, vaak onbewust, gebruik worden gemaakt van licenties die niet (afdoende) in bezit zijn van de organisatie. Deze onbedoelde nalatigheid is niet alleen duur om op te lossen, maar je riskeert ook flinke boetes bij een licentie-audit. Het is dus hoog tijd om het gebruik van al die licenties onder de loep te nemen.

Je kunt je afvragen of de term licentiebeheer nog helemaal de lading dekt. Er wordt al gesproken over abonnementsmanagement. Dit komt door de verschuiving die plaatsvindt van het afnemen van losse softwarelicenties naar het abonneren op software(bundels). Een abonnement heeft als groot voordeel dat je direct voldoet aan de wetgeving (software compliancy), terwijl losse licenties dubbele afname in de hand kan werken door gebrek aan overzicht en het risico op geldboetes is groter zodra licenties aan meerdere gebruikers zijn toegewezen.

De grootste uitdagingen

Het is nog steeds niet voor alle IT-afdelingen vanzelfsprekend dat ze een goed overzicht hebben van het aantal licenties en gebruikers. Daar komt bij dat de voorwaarden regelmatig aan functioneel inhoudelijke wijzigingen worden onderworpen. Zo kan het binnen de voorwaarden zijn opgenomen dat de betreffende software alleen op bepaalde werkplekken in bepaalde situaties gebruikt mag worden.

De grootste uitdagingen waar IT-afdelingen nog vaak tegenaan lopen zijn:

  • Controle op juist gebruik: Het is moeilijk te overzien of medewerker A op de ene locatie en medewerker B op een andere locatie volgens de procedures werken bij het gebruik van een bepaalde licentie;
  • Organisatieomvang: De uitdagingen rond licenties spelen vooral bij organisaties met meerdere afdelingen en vestigingen;
  • Samenwerking tussen afdelingen: De financiële afdeling is nog niet altijd (mede)verantwoordelijk voor de inkoop van licenties. Omdat ze zich vaak bewuster is van de bedrijfsrisico’s die kleven aan boetes of naheffingen dan de IT-afdeling, is een goede samenwerking tussen beide essentieel;
  • Schaduw-IT: Is de IT-dienstverlening volgens medewerkers niet naar wens? Dan passeren ze vaak de IT-afdeling door aan de slag te gaan met eigen oplossingen;
  • Het datacenter: Er bestaan ook richtlijnen van softwareleveranciers als het gaat om bijvoorbeeld tijdelijke migratie. Je kunt dus niet zomaar een oplossing naar een ander datacenter verplaatsen zonder de licentievoorwaarden goed na te lopen.
  • Complexe voorwaarden: Weet je zeker of het gaat om één licentie per gebruiker of per device? Hoe zit het met mobiel gebruik? Elke leverancier heeft weer een eigen model en binnen de verschillende geleverde oplossingen kan zelfs onderscheid gemaakt zijn.

Breng de uitdagingen binnen jouw organisatie in kaart, zodat je weet welke stappen jij moet nemen om je licentiebeheer goed op orde te krijgen.

Doolhof Microsoft-licenties
Waar te beginnen?

Richt om te beginnen een team op waarin verschillende afdelingen betrokken worden. In de meest ideale situatie combineer je verschillende disciplines. Zo zorgt applicatiebeheer ervoor dat eindgebruikers de software kunnen inzetten. Ook is er een rol weggelegd voor de servicedesk, omdat zij in contact staat met de eindgebruiker. De afdeling inkoop schaft de benodigde licenties aan, terwijl de financiële afdeling eindverantwoordelijk blijft voor de boeken. En voor je het weet heb je een team dat verantwoordelijk is voor jouw licentielandschap.

Mijn team staat klaar, wat nu?

Slechts 20 procent van de software die je als organisatie afneemt wordt doorgaans door 80 procent van de medewerkers gebruikt. Het is dan ook aan te raden om je eerst op deze scheefgroei te richten. Dit kun je realiseren door profielen van gebruikers te definiëren. Vervolgens ga je aan de slag met:

  • Het in kaart brengen van je licentielandschap. Welke processen spelen er rond licentiebeheer en welke afspraken maak je hierover?
  • Het integreren van de processen binnen de financiële en IT-afdeling.
  • Het kunnen bijwerken van je licentielandschap door middel van tooling. Dit scheelt een hoop tijd en het minimaliseert de kans op fouten.
  • Het checken van de lopende contracten en de voorwaarden.

Nu ben je klaar om processen voortdurend te verbeteren en om nieuwe leveranciers en oplossingen te koppelen aan jouw licentiebeheer voor een uitbreiding van de nieuwe werkwijze.

 Voorwaarden licenties

Je hebt te maken met de voorwaarden die aan de licenties zijn gesteld op het moment dat je ze hebt aangeschaft. Het kan dus soms even zoeken zijn wat er precies voor jou van toepassing is. Voorwaarden worden met regelmaat door leveranciers aangepast.

Maandelijks weten waar je aan toe bent

Is jouw organisatie niet (voldoende) in staat om zelf alle benodigde licenties aan te schaffen, te beheren en te controleren? Dan kan samenwerken met een Cloud Solution Provider (CSP) een uitkomst zijn. Met een maandelijks afrekenmodel kun je eenvoudig per maand voor de best passende en voordeligste abonnementsvorm kiezen via een CSP. Daarnaast ben je altijd verzekerd van de laatste versies van de software.

Eenvoudig op- en afschalen

Nieuwkoop Europe legt uit wat het eenvoudig op- en afschalen van licenties voor haar organisatie betekent. Ze betaalt nu voor wat ze daadwerkelijk gebruikt, waardoor investeringen in licenties die ze niet gebruikt verleden tijd zijn.

De toegevoegde waarde van een tenant

De kans is groot dat jouw organisatie al gebruikmaakt van Microsoft-softwareprogramma’s en dat er ook voor gekozen is om bepaalde producten als een cloudservice af te nemen. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft 365. Bij het afnemen van cloudservices wordt er in het Windows Azure datacenter een ruimte gereserveerd en beschik je over een ‘tenant’: een soort afgeschermde container waarin alle afgenomen online services en de toegepaste instellingen van Microsoft zijn opgeslagen. Binnen de tenant kun je door middel van rapportages met PowerBi (gratis) inzage krijgen in het gebruik van diensten. Zo weet je of de licenties binnen de tenant optimaal benut worden. Worden de licenties niet of nauwelijks gebruikt of heb je juist nieuwe licenties nodig, dan schaal je eenvoudig op of af. Bij het aanzetten van nieuwe licenties kun op elk gewenst moment beoordelen of het aantal correct is. Zo betaal je dus nooit te veel.

Maak een afspraak voor een licentie quickscan en kom erachter of en hoe je kunt besparen op jouw licentiegebruik. Voor de eerste tien nemen we een smaakvol koffiepakket mee.

Microsoft

licenties

nalopen

Karste de Vries

Contact Edwin

Bel Edwin van Ommen op 088 999 09 58 of mail naar e.ommen@csngroep.nl

Andere interessante blogs