Na de pandemie verwacht 45% van de werknemers 1/3 van hun werkweek op afstand te blijven werken. Daarom is het slim om nu vooruit te kijken. Hoe richten we de werkplek zo efficiënt mogelijk in, zodat iedereen veilig en goed uitgerust op élke gewenste locatie kan werken?
De plek waar we ons werk doen is niet langer aan één locatie gebonden. Zodra de fysieke werkplek flexibel wordt heeft dit invloed op het werken. Of je nu op kantoor zit of aan de keukentafel: als gebruiker wil je geen verschil merken in het gebruiksgemak en de performance van applicaties en data. Als organisatie wil je ook geen veiligheidsrisico’s lopen. Klapt de gebruiker zijn/haar laptop open, dan zou er één omgeving met alle benodigde data en applicaties moeten zijn. Voor de gebruiker maakt het niet uit of deze applicaties als dienst worden afgenomen, lokaal geïnstalleerd zijn of vanuit een datacenter worden gepresenteerd. Zolang zowel de architect als de telefonist maar vanaf elke gewenste locatie kan werken.
De locatie waar gewerkt wordt mag overigens geen invloed hebben op de veiligheid. Zodra de gebruiker op het punt staat om in te loggen in het systeem in bijvoorbeeld een café, dan moet de verbinding net als op kantoor veilig zijn. Daar komt bij dat de meeste cybercriminaliteit plaatsvindt in de buurt van het toetsenbord van de gebruiker. Daarom zullen er maatregelen genomen moeten worden om de laptop veilig te maken en te houden. Denk hierbij aan het verplicht doorlopen van een aantal stappen voordat de gebruiker toegang heeft tot je netwerk om onder andere meekijken te voorkomen.
Kansen en valkuilen
Terwijl in 2019 22% van de bedrijven een beleid voor werken op afstand had, is dit in 2020 gegroeid naar 72%*. Toch blijft het voor velen een behoorlijke uitdaging om een flexibele én veilige werkplek voor medewerkers te creëren. Je wil het liefst voorkomen dat de flexibiliteit ten koste gaat van de veiligheid en vice versa. Dus hoe kun je op een goede manier blijven meegaan in de veranderingen die al in gang zijn gezet? Waar liggen nu precies de kansen en wat zijn de valkuilen? Wij hebben de belangrijkste kansen én valkuilen op een rijtje gezet.
* Bron: The Future of Work – Microsoft 2021
Kansen
Op elke gewenste locatie betrokken en efficiënt werken
Locatie-onafhankelijk werken is meer dan alleen het rekensommetje van minder vierkante meters kantoorruimte en het verminderen van reistijd. Je wil dat jouw medewerkers betrokken blijven en efficiënt kunnen samenwerken. Hierbij kun je denken aan het kantoor als ontmoetingsplaats en het implementeren van bijvoorbeeld Teams voor het houden van locatie-onafhankelijke vergaderingen door het gebruik van Meeting Rooms binnen Teams. Door ook de telefonie te integreren met Teams wordt het gebruikersgemak volledig geoptimaliseerd.
Locatie-onafhankelijk kunnen werken versterkt niet alleen het verantwoordelijkheidsgevoel, maar creëert ook vertrouwen en draagt bij aan een betere werk-/privébalans.
IT centraal beveiligen
Bij veel van onze klanten zijn de devices klaar voor gebruik om op elke gewenste locatie ingezet te worden, maar hoe beveilig je ze? Locatie-onafhankelijk werken is één ding, maar dit moet ook veilig kunnen en daarom is dit prioriteit nummer één. Veilig werken is te ondervangen door je IT-beheerders vanuit één IT-omgeving alle devices van medewerkers op afstand te laten beheren en toezicht te laten houden op de werking ervan. Door te kiezen voor één centrale omgeving is snel zichtbaar of alle devices nog up-to-date zijn of dat een bepaald device aandacht behoeft. Op deze manier bespaar je niet alleen tijd en geld, maar krijgen IT-beheerders de ruimte om meer te doen dan alleen ad-hoc problemen oplossen.
Je vergroot de veiligheid door ervoor te zorgen dat het toegekende device alleen toegankelijk is voor degene die daadwerkelijk gemachtigd is. Op basis van een authenticatiemethode kan ook bepaald worden of een gebruiker wel of geen toegang heeft tot een applicatie.
Valkuilen
Volledig terug naar de situatie voor de pandemie
Je kunt er uiteraard voor kiezen om al je medewerkers weer naar kantoor te laten komen zodra dit weer verantwoord is, omdat je het bijvoorbeeld lastig vindt om de online veiligheid op orde te houden. Bedenk dan wel dat er een kans bestaat dat een aantal medewerkers ervoor kiest het schip te verlaten, omdat het (deels) thuiswerken erg goed bevallen is. De mogelijkheid tot thuiswerken scheelt ook in ziekteverzuim, draagt bij aan een imago van goed werkgeverschap en medewerkers kunnen vaak beter doorwerken.
De complexiteit van IT
Ga eens na in hoeverre je huidige IT-investeringen bijdragen aan een toekomstbestendige organisatie. Het aanschaffen van een device is wellicht niet ingewikkeld, maar daar begint het pas. Welke software neem je af om de medewerker het werk te kunnen laten doen? Neem je er een los antivirusprogramma bij? Weet je zeker dat al die losse pakketjes met elkaar samenwerken? Is je netwerk goed beveiligd op het moment dat medewerkers een privé-device gebruiken voor het werk? Heb je genoeg IT-handjes om in te grijpen als het misgaat? Zelf je IT beheren is dus complex en de kans dat je te maken krijgt met datalekken is in dit soort gevallen vrij groot. Daar komt bij dat IT-personeel duur, schaars en moeilijk vast te houden is.
Verouderde systemen
Veel bedrijfsapplicaties zijn voor de organisatie op maat gemaakt. Omdat deze applicaties een belangrijk onderdeel zijn van het primaire bedrijfsproces, zijn ze een essentieel onderdeel geworden voor de organisatie. Je kunt ze dus niet zomaar vervangen. Ook al werken de verouderde systemen nog steeds, ze worden instabieler vanwege compatibiliteitsproblemen met nieuwe besturingssystemen, infrastructuren of browsers. Daardoor loop je het risico dat je er op een gegeven moment niet meer de benodigde security updates kan doorvoeren. En had je al stilgestaan bij cyberaanvallers die maar al te goed weten welke fundamentele onderdelen van de organisatie kwetsbaar zijn? Op een gegeven moment ontkom je er als organisatie niet aan om de legacy-omgevingen te updaten.
Neem daarom je IT-investeringen grondig onder de loep, want blijven investeren in oude systemen werkt uiteindelijk stagnatie in de hand.
Geen match
Denk je een goeddoordachte keuze te hebben gemaakt door aan de slag te gaan met Teams? Probeer dit maar eens te combineren met gedateerde werkplekconcepten. Dan kom je erachter dat deze twee vaak niet lekker samengaan. Wil je weten hoe dit precies zit? Neem dan eens contact met mij op, zodat ik je de technische kant van het verhaal kan uitleggen.
Hoe vermijd je deze valkuilen?
Als je met jouw organisatie toekomstbestendig wil zijn en blijven, dan is het onverstandig om een streep te zetten door het ingezette beleid na het uitbreken van de pandemie. Kijk juist hoe je met de veranderingen mee kunt gaan. Ga er bijvoorbeeld op voorhand vanuit dat medewerkers verschillende (ook eigen) devices gebruiken om hun werk vanaf elke gewenste locatie uit te voeren, zodat je daar je IT-beleid veilig op kunt afstemmen.
Denk ook aan het versterken van je netwerkbeveiliging met een Network Access Control (NAC) oplossing. Met NAC controleer je de toegang tot je netwerk, zodat alleen de devices die voldoen aan jouw veiligheidsbeleid toegang krijgen.
Ondanks dat je vast en zeker van een aantal applicaties gebruikmaakt die (nog) niet als online dienst af te nemen is, kun je toch al de transitie maken naar online werken. Zowel applicaties die je als dienst afneemt als lokaal geïnstalleerde applicaties kunnen binnen één IT-omgeving aangeboden worden. Deze IT-omgeving geeft je de mogelijkheid om een deel van de resources uit de cloud af te nemen en een deel vanuit eigen en/of private datacenters.
CSN Workspace
Om de genoemde valkuilen het hoofd te kunnen bieden kun je gebruikmaken van CSN Workspace. Met dit totaalpakket creëer je flexibele én veilige werkplek voor jouw medewerkers en krijg je op een veilige manier data en applicaties bij elke gebruiker. Vanuit één centrale omgeving heeft de gebruiker device-, locatie- én platform-onafhankelijk toegang tot zowel software die als dienst wordt afgenomen als applicaties die nog lokaal geïnstalleerd staan met de daarbij behorende data op individueel niveau.
De branchespecifieke online werkplekken BIM, CAD, YOUR en EDU Workspace kunnen volledig ingericht worden naar wensen en eisen van jouw organisatie en medewerkers. Van Office- tot zware grafische werkplekken die eenvoudig op en af te schalen zijn. Zo betaal je enkel voor gebruik en hoeft er slechts één IT-omgeving te worden onderhouden voor alle medewerkers. Met lagere kosten en minder beheer als resultaat.
Zo kan iedereen na COVID-19 op élke gewenste plek veilig (samen) aan de slag in de nog altijd herkenbare, vertrouwde werkomgeving.
Meer weten? Plan eens een vrijblijvend gesprek in om te ontdekken hoe we jouw werkplekken flexibel en veilig kunnen maken.
